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La struttura amministrativa del GAL è esemplificata nella seguente tabella.

E’ prevista l’assunzione, mediante avviso pubblico e con contratti a tempo determinato o di collaborazione coordinata e continuativa come specificato nella sub-azione n. 9 del Capitolo 3.2 del PSL, di tre dipendenti relativi alle seguenti figure professionali: un direttore tecnico; un segretario; un responsabile del monitoraggio e del controllo del PSL.

Sotto il profilo delle dotazioni tecniche e strumentali il GAL dispone di una sede ubicata presso la Comunità Montana “Centro Cadore”, in locali funzionalmente autonomi rispetto agli uffici amministrativi dell’Ente. La sede è composta di tre locali per un totale di circa 100 mq di superficie ed è dotata di 3 postazioni informatiche e telematiche e delle altre attrezzature necessarie ad assicurare l’efficace ed efficiente attuazione del PSL (telefax, fotocopiatrice, ecc.), nonché dei necessari collegamenti telematici (casella di posta elettronica e sito Internet).

Il capofila amministrativo e finanziario (RAF) è la Comunità Montana “Centro Cadore”: il personale, le strutture e le dotazioni tecniche, compreso il sistema informativo contabile, sono i medesimi della Comunità Montana, la quale assicura la gestione dei fondi Leader + su appositi capitoli e sotto-capitoli di bilancio attraverso il conto corrente di tesoreria.

Il GAL “Alto Bellunese” applica un sistema di gestione e controllo conforme ai requisiti minimi stabiliti dal regolamento (CE) n. 438/2001 della Commissione del 2 marzo 2001 al fine di garantire la corretta ed efficace gestione del PSL in base alle indicazioni del Capitolo 3 del Complemento di programmazione del POR Leader + della Regione Veneto.

Il sistema di gestione e controllo del GAL è costruito sulla base delle linee guida predisposte dal Ministero del tesoro del Bilancio e della Programmazione Economica – Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato – IGRUE del marzo 2001, intitolato “Sistemi di gestione e controllo degli interventi cofinanziati dai Fondi strutturali comunitari per il periodo 2000-2006 ai sensi dell’articolo 38 del Regolamento (CE) n. 1260/99”.

In linea con le disposizioni richiamate, il sistema di gestione e controllo del GAL si basa su una apposita pista di controllo che prevede:

1.      la definizione del ruolo e delle responsabilità di tutti i soggetti rilevanti;

2.      la esatta individuazione dei flussi finanziari e di informazione relativi alle risorse finanziarie assegnate, la documentazione di supporto e i relativi controlli, analizzati a livello del soggetto beneficiario delle agevolazioni, mediante l’illustrazione, in particolare, dei seguenti aspetti:

-         i procedimenti ed i rispettivi responsabili;

-         i documenti creati, i sistemi di dati utilizzati ed i rispettivi responsabili;

-         i sistemi di gestione e di controllo esistenti per i flussi di dati finanziari, i responsabili dei controlli e le modalità di presentazione dei risultati;

-         i responsabili del controllo delle spese a titolo delle risorse finanziarie assegnate, dei risultati, dell’efficacia e delle spese di gestione, nonché il tipo di informazione contabile.

I soggetti rilevanti del sistema di gestione e controllo del GAL sono i seguenti:

Per quel che riguarda la definizione dei ruoli e delle responsabilità nell’ambito delle sole competenze assegnate al GAL ed al RAF, esse sono stabilite nello Statuto della Associazione e ribadite nella convenzione tra il GAL ed il RAF.

In particolare, l’articolo 2 della convenzione disciplina le competenze tra i diversi organi del GAL (Assemblea dei soci, Ufficio di Presidenza, Capofila amministrativo e finanziario):

Spettano all’Assemblea dei soci i seguenti compiti:

-        approvazione del PSL;

-        approvazione di modifiche ed integrazioni al PSL.

Spettano all’Ufficio di Presidenza i seguenti compiti:

-        attuazione delle attività di animazione e di pubblicizzazione del PSL, nonché di assistenza tecnica a favore degli operatori locali;

-        assunzione delle determinazioni relative alla effettuazione delle spese di funzionamento del GAL, compresi i rimborsi spese al RAF;

-        attuazione diretta delle azioni a regia del GAL, mediante acquisizione, istruttoria ed approvazione dei progetti definitivi;

-        predisposizione e pubblicazione dei bandi di gara per l’assegnazione di contributi ai beneficiari finali individuati dalle Azioni del PSL;

-        ricezione delle domande di contributo, effettuazione dell’istruttoria amministrativa e tecnico-economica dei progetti ed approvazione delle graduatorie dei beneficiari finali e dei relativi importi di contributo pubblico assegnato;

-        monitoraggio dello stato di avanzamento finanziario, fisico e procedurale del PSL, e predisposizione delle relative relazioni trimestrali, anche ai fini della richiesta degli anticipi successivi al primo alla Giunta Regionale del Veneto;

-        predisposizione della relazione finale di spesa necessaria per l’ottenimento della quota a saldo del contributo Leader + assegnato al PSL;

-        predisposizione di relazioni informative periodiche al GAL sullo stato di attuazione delle singole azioni del PSL, contenenti anche eventuali proposte sui necessari interventi utili ad assicurare l’efficace ed efficiente impiego delle risorse pubbliche del PSL;

-        predisposizione delle relazioni relative alle azioni di informazione e pubblicità in conformità al Regolamento (CE) n. 1159/2000 della Commissione del 30 maggio 2000 relativo alle azioni informative e pubblicitarie a cura degli Stati membri sugli interventi dei Fondi strutturali;

-        predisposizione di un sistema di archiviazione e conservazione di tutta la documentazione amministrativa e contabile afferente l’attuazione del PSL e dei singoli progetti, al fine di consentire alle competenti Autorità regionali e comunitarie l’esecuzione di verifiche e controlli;

-        implementazione ed aggiornamento del sistema di gestione e controllo del PSL, in conformità al regolamento (CE) n. 438/2001 della Commissione del 2 marzo 2001 recante modalità di applicazione del regolamento (CE)n. 1260/1999 del Consiglio per quanto riguarda i sistemi di gestione e di controllo dei contributi concessi nell'ambito dei fondi strutturali, mediante la costituzione di una apposita unità organizzativa indipendente dal GAL e dal RAF;

Spettano al RAF i seguenti compiti:

-        effettuazione degli impegni di spesa relativi alle spese di funzionamento del GAL ed effettuazione delle stesse mediante le risorse Leader +, sulla base delle determinazioni dell’Ufficio di Presidenza del GAL;

-        effettuazione degli impegni di spesa e predisposizione degli atti di concessione dei contributi Leader + ai beneficiari finali, sulla base delle graduatorie approvate dall’Ufficio di Presidenza del GAL;

-        raccolta e verifica della documentazione amministrativa e di spesa presso i beneficiari finali necessaria per la erogazione dei contributi Leader + assegnati, compresa - in caso di richiesta da parte del beneficiario finale di un anticipo sul contributo pubblico - la garanzia fideiussoria;

-        effettuazione di tutti i controlli, le verifiche ed i collaudi necessari per l’accertamento della regolare esecuzione degli interventi da parte dei beneficiari finali dei contributi Leader +;

-        liquidazione e pagamento dei contributi Leader +a favore dei beneficiari finali;

-        avvio delle eventuali azioni necessarie per la sospensione o la revoca dei contributi nei casi previsti dalla legislazione vigente e per il recupero coatto delle somme eventualmente già erogate;

-        predisposizione di un sistema analitico di contabilità delle spese relative all’attuazione del PSL, conforme alla normativa comunitaria, nazionale e regionale.

Nello schema della pagina seguente è esemplificato il sistema di gestione e controllo del GAL.

Lo schema generale dei procedimenti amministrativi del GAL è indicato nell’articolo 3 della Convenzione tra il GAL ed il RAF.

Gli atti relativi all’attuazione del PSL sono sottoposti alla approvazione dell’Ufficio di Presidenza del GAL dal Presidente del GAL medesimo.

L’atto approvato dall’Ufficio di Presidenza del GAL viene inviato al RAF entro i cinque giorni lavorativi successivi alla sua approvazione. Su di esso il RAF esprime nel termine di cinque giorni dal ricevimento, un parere vincolante relativo ai soli aspetti di legittimità e di regolarità contabile e tecnica.

L’atto approvato dall’Ufficio di Presidenza del GAL viene trasmesso, secondo le modalità ed i termini di trasmissione indicati dal programma operativo regionale Leader + della Regione Veneto, alla Autorità di gestione, con indicato il parere espresso dal RAF.

Contestualmente alla approvazione dell’atto da parte dell’Autorità di gestione, anche espressa con la modalità del silenzio-assenso, l’Ufficio di Presidenza del GAL trasmette l’atto approvato al RAF che ne prende cognizione e ne recepisce i contenuti in propri atti amministrativi, determinando l’esecutività del provvedimento.

Nel caso in cui l’Autorità di gestione avanzi osservazioni, riserve o richieste di modifiche ed integrazioni, l’atto è soggetto a nuova approvazione da parte dell’Ufficio di Presidenza del GAL secondo la procedura indicata nei precedenti paragrafi.

SISTEMA DI GESTIONE E CONTROLLO DEL GAL “ALTO BELLUNESE”